Gmina Sadki

Do zadań Referatu Organizacyjnego należy:

1. prowadzenie i obsługa sekretariatu,
2. rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz paczek,
3. przyjmowanie i nadawanie telegramów, faksów, e-maili, itp.,
4. prowadzenie  rejestru umów,
5. prowadzenie rejestru faktur,
6. prowadzenie rejestru aktów notarialnych,
7. prowadzenie rejestru wywieszanych ogłoszeń na tablicach informacyjnych Urzędu,
8. obsługa centrali telefonicznej, faksu i skrzynki e-mail Urzędu;
9. zlecanie przeglądów i bieżących napraw sprzętu biurowego;
10. przygotowywanie pomieszczeń i obsługa spotkań i zebrań organizowanych przez Wójta, Sekretarza, Skarbnika, Kierownika USC,
11. prowadzenie kalendarza wynajmu sali nr 1 i 17 w Centrum;
12. prenumerata czasopism, w tym opracowywanie rocznego zapotrzebowania na prasę i ewidencja zbiorów biblioteki zakładowej, w tym prowadzenie Biblioteki Zakładowej,
13. zaopatrywanie Urzędu w sprzęt biurowy i wyposażenie, w tym materiały biurowe i kancelaryjne, środki czystości, przygotowywanie rocznych planów, zapytań ofertowych, umów,
14. prowadzenie podręcznego magazynu materiałów biurowych i kancelaryjnych,
15. zamawianie i ewidencja pieczęci i pieczątek urzędowych,
16. przyjmowanie klientów zgłaszających petycje, skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Wójtem lub Sekretarzem,
17. prowadzenie archiwum zakładowego,
18. przejmowanie akt z komórek organizacyjnych,
19. przechowywanie, zabezpieczenie, udostępnianie oraz ewidencjonowanie posiadanych i przejmowanych akt spraw zakończonych,
20. brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
21. przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych,
22. współpraca z Archiwum państwowym w zakresie zapewnienia właściwego postępowania z dokumentacją,
23. prowadzenie rejestru upoważnień  i pełnomocnictw udzielanych przez Wójta pracownikom,
24. nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości w Urzędzie,
25. nadzór nad pracą pracowników obsługi,
26. prowadzenie rejestru wyjść  służbowych i prywatnych pracowników,
27. podejmowanie działań zmierzających do usprawnienia pracy Urzędu,
28. zapewnienie sprawnej organizacji pracy  i  funkcjonowania Urzędu,
29. współdziałanie z kancelarią adwokacką w zakresie obsługi prawnej Urzędu,
30. obsługa spotkań i zebrań organizowanych przez Wójta,
31. prowadzenie spraw w zakresie obsługi rady gminy i jej komisji,
32. prowadzenie Biura Rady,
33. protokołowanie posiedzeń rady gminy, i jej komisji,
34. podejmowanie czynności administracyjnych i organizacyjnych związanych  z przeprowadzeniem sesji, spotkań Rady i jej Komisji,
35. prowadzenie rejestru uchwał, zarządzeń i innych postanowień Rady i jej komisji;
36. przechowywanie protokołów i uchwał organów jednostek pomocniczych,
37. planowanie i rozliczanie wydatków związanych z obsługą Rady,
38. przyjmowanie i ewidencjonowanie oświadczeń majątkowych składanych do Przewodniczącego Rady Gminy;
39. prowadzenie postępowań w sprawie dodatku mieszkaniowego i energetycznego oraz przygotowanie decyzji administracyjnej w tym zakresie,
40. sporządzanie list wypłat dodatków mieszkaniowych,
41. sporządzanie zbiorowych zestawień przyznanych dodatków mieszkaniowych za dany miesiąc dla zarządców domów i pozostałych wnioskodawców;
42. prowadzenie spraw dotyczących tworzenia i utrzymywania oraz przekształcania i likwidacji zakładów opieki zdrowotnej, w tym m.in. prowadzenie spraw Rady Społecznej działającej przy Gminnej Przychodni w Sadkach;
43. prowadzenie rejestru i ewidencji wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych,
44. obsługa zebrań sprawozdawczo- wyborczych jednostek pomocniczych (sołectw),
45. prowadzenie ewidencji aktów prawa miejscowego,
46. prowadzenie spraw związanych z systemem telefonów stacjonarnych i  komórkowych w Urzędzie,
47. prowadzenie spraw pracowniczych,
48. prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy pracowników Urzędu oraz prowadzenie akt osobowych zgodnie z obowiązującymi  przepisami,
49. przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji dotyczącej naboru na stanowiska urzędnicze,
50. prowadzenie dokumentacji dotyczącej służby przygotowawczej pracowników,
51. nadzór nad przestrzeganiem dyscypliny pracy, stosowaniem kar porządkowych,
52. prowadzenie ewidencji czasu pracy,
53. nadzór nad wykorzystywaniem urlopów pracowniczych,
54. prowadzenie ewidencji wyjazdów służbowych pracowników Urzędu i miesięczne rozliczenie ryczałtów za wyjazdy służbowe prywatnym samochodem,
55. prowadzenie spraw związanych z zeznaniami świadków potwierdzających zatrudnienie w gospodarstwie rolnym lub jego prowadzenie,
56. prowadzenie dokumentacji pracowników kierowanych przez Powiatowy Urząd Pracy w ramach robót publicznych, prac interwencyjnych i kierowanych przez Sąd do odbycia kary,
57. współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w zakresie pozyskiwania pracowników na roboty publiczne, prace interwencyjne i staże,
58. prowadzenie spraw emerytalno-rentowych,
59. prowadzenie aktualnego wykazu stanowisk, opisu stanowisk z określeniem wymagań   kwalifikacyjnych, zakresów czynności z podziałem na zadania, odpowiedzialność i uprawnienia,
60. prowadzenie polityki szkoleniowej,
61. prowadzenie spraw związanych z odbywaniem w Urzędzie praktyk studenckich i uczniowskich,
62. zapewnienie przeprowadzania szkolenia wstępnego  pracowników i osób kierowanych przez sąd  w zakresie bhp i ppoż., oraz organizowanie szkoleń okresowych w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy,
63. przygotowywanie sprawozdań kwartalnych i rocznych z zakresu prawa pracy,
64. prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu,
65. prowadzenie strony podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu,
66. zapewnienie i sprawowanie nadzoru nad zabezpieczeniem treści informacji publicznych w BIP,
67. zapewnienie ciągłości dostępu do informacji zgromadzonych na stronie podmiotowej BIP,
68. dokonywanie zmian treści informacji publicznych udostępnionych na stronie podmiotowej BIP,
69. określanie sposobu dostępu do informacji publicznych będących w posiadaniu Urzędu,
70. prowadzenie kontroli w zakresie przekazywania do BIP informacji publicznych przez komórki organizacyjne
71. koordynowanie działań związanych z tworzeniem i prowadzeniem urzędowego publikatora teleinformatycznego – Biuletynu Informacji Publicznej,
72. prowadzenie spraw w zakresie informatyzacji,
73. administrowanie systemem informatycznym i koordynowanie procesu informatyzacji w Urzędzie Gminy;
74. nadzór nad bezpieczeństwem informatycznym urzędu gminy,
75. planowanie, realizacja i ocena dokonywanych wdrożeń w systemie informatycznym,
76. planowanie zapotrzebowania na sprzęt komputerowy,
77. obsługa i konserwacja sieci informatycznej i sprzętu komputerowego,
78. stały nadzór i kontrola bezpieczeństwa funkcjonowania sieci informatycznej,
79. ochrona systemów i sieci informatycznych,
80. administrowanie serwerami plików, poczty elektronicznej, stronami WWW,
81. zabezpieczenie baz danych i przesyłu danych w systemach informatycznych,
82. zapewnienie utrzymania ciągłości Internetu, i sprzętu komputerowego oraz urządzeń biurowych,
83. kontrola usług gwarancyjnych i pogwarancyjnych dotyczących sprzętu teleinformatycznego,
84. kontrola licencji i legalności oprogramowania,
85. prowadzenie instruktażu dla pracowników z zakresu pracy systemu informatycznego i programów użytkowych,
86. usuwanie podstawowych problemów związanych z działaniem komputerów, drukarek i oprogramowania,
87. konserwacja sprzętu i instalacja oprogramowania na stacjach roboczych,
88. sprawowanie nadzoru nad systemem informatycznym i jego zasobami, pracą serwerów i stacjami roboczymi,
89. prowadzenie kontroli obecności wirusów komputerowych w systemie i jego zasobach oraz w serwerach i stacjach roboczych,
90. aktualizacja oprogramowania antywirusowego,
91. zabezpieczanie danych osobowych przetwarzanych w systemie informatycznym,
92. zarządzanie systemem informatycznym w zakresie przestrzegania ustawy o ochronie danych osobowych i przeprowadzanie kontroli w tym zakresie,
93. wprowadzanie środków organizacyjno-technicznych w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych,
94. zapewnienie aktualizacji instrukcji zarządzania system informatycznym i zgłaszanie zmian w zakresie Polityki bezpieczeństwa Informacji,
95. realizowanie zadań wynikających z ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (zapewnienie funkcjonowania elektronicznej skrzynki podawczej, zapewnienie funkcjonowania elektronicznej platformy administracji publicznej – e-PUAP,
96. prowadzenie spraw związanych z bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu,
97. zapewnienie przeprowadzania audytu bezpieczeństwa informacji,
98. prowadzenie spraw z zakresu działalności gospodarczej,
99. zapewnienie realizacji zadań gminy wynikających z ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi w zakresie wydawania i cofania zezwoleń na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych,
100. przyjmowanie, przesyłanie i niszczenie wniosków o wpis do CEIGD,
101. udostępnianie danych ze zarchiwizowanej gminnej ewidencji działalności gospodarczej,
102. wydawanie zezwoleń na wykonywanie przewozów w transporcie drogowym i sporządzanie sprawozdań w tym zakresie,
103. wydawanie opinii w sprawie rozkładu godzin pracy aptek ogólnodostępnych na terenie Gminy,
104. wydawanie zezwoleń na okolicznościowe używanie artykułów pirotechnicznych,
105. wykonywanie zadań obronnych w zakresie czynności związanych z realizacją powszechnego obowiązku obrony państwa oraz współdziałanie w tych sprawach z organami wojskowymi, nakładanie świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obrony,
106. realizacja zadań określonych w ustawie o powszechnym obowiązku obrony RP,
107. aktualizacja i prowadzenie rejestrów osób podlegających kwalifikacji wojskowej,
108. realizowanie zadań stałego dyżuru na potrzeby podwyższania gotowości obronnej państwa,
109. wykonywanie czynności związanych z przeprowadzaniem spisów powszechnych,
110. zapewnienie przestrzegania przepisów ustawy o ochronie danych osobowych oraz zapewnienia warunków technicznych i organizacyjnych.